Über künstliche Intelligenz wird viel geschrieben, meistens über Grossunternehmen oder über Technik, die erst in ein paar Jahren alltagstauglich ist. Für ein KMU mit zwanzig Mitarbeitenden ist die Frage eine andere: Was bringt uns das nächste Woche?

Eine ganze Menge, wenn man bei den richtigen Aufgaben anfängt. Gute Einstiegsaufgaben haben drei Eigenschaften. Sie kommen oft vor, sie folgen einem erkennbaren Muster, und ein Fehler lässt sich leicht bemerken und korrigieren.

Vier Aufgaben für den Einstieg

Wiederkehrende E-Mails entwerfen

Viele Anfragen gleichen sich: Öffnungszeiten, Lieferfristen, Unterlagen für eine Offerte. KI-Werkzeuge können aus der eingehenden Nachricht und Ihren Vorgaben einen Antwortentwurf erstellen. Eine Person liest ihn, passt ihn an und schickt ihn ab.

Der Nutzen liegt nicht darin, dass niemand mehr schreibt, sondern dass niemand mehr bei null anfängt.

Angaben aus Dokumenten übernehmen

Lieferscheine, Rechnungen, Bestellungen und Formulare enthalten Angaben, die jemand abtippt: Nummern, Beträge, Daten, Adressen. KI kann diese Angaben auslesen und in die richtigen Felder übertragen. Ein Mensch prüft das Ergebnis, statt es selbst zu erfassen.

Anfragen vorsortieren

Wenn Anfragen über ein Formular oder eine gemeinsame Adresse eingehen, landen sie oft bei der falschen Person oder bleiben liegen. Eine Automatisierung kann erkennen, worum es geht, eine Dringlichkeit vorschlagen und die Anfrage weiterleiten. Die Entscheidung bleibt beim Team.

Texte aufbereiten

Protokolle zusammenfassen, Stelleninserate entwerfen, eine technische Beschreibung für Kundschaft verständlich machen, einen Text ins Englische übertragen. Das sind Aufgaben, bei denen KI-Werkzeuge schon heute zuverlässig gute Entwürfe liefern.

Bevor Sie anfangen: Regeln festlegen

Der häufigste Fehler beim Einstieg ist nicht die falsche Aufgabe, sondern fehlende Regeln. Klären Sie im Team drei Fragen, bevor jemand Kundendaten in ein Werkzeug kopiert.

Welche Daten dürfen in welches Werkzeug? Öffentliche Informationen sind unproblematisch. Personendaten, Preise, Verträge oder Gesundheitsdaten brauchen Werkzeuge mit passenden Einstellungen und Verträgen. Das Schweizer Datenschutzgesetz gilt auch hier.

Wer prüft das Ergebnis? KI-Werkzeuge klingen überzeugend, auch wenn sie sich irren. Jede Ausgabe, die an Kundschaft geht oder in ein System übernommen wird, braucht eine Person, die sie prüft.

Wie wird festgehalten, was funktioniert? Gute Anweisungen, sogenannte Prompts, sind wertvoll. Sammeln Sie sie an einem Ort, damit nicht jede Person dasselbe neu herausfinden muss.

Vom Werkzeug zur Automatisierung

Viele Betriebe beginnen damit, dass einzelne Mitarbeitende KI-Werkzeuge im Browser nutzen. Das ist ein guter Anfang. Der nächste Schritt ist, die bewährten Anwendungen dort einzubauen, wo ohnehin gearbeitet wird: im E-Mail-Programm, in der Auftragsverwaltung, im Formular auf der Website.

Dann muss niemand mehr Texte zwischen Fenstern kopieren, und die Regeln sind im Ablauf eingebaut statt nur aufgeschrieben.

Klein anfangen, Nutzen messen

Wählen Sie eine einzige Aufgabe. Schätzen Sie, wie viel Zeit sie heute pro Woche kostet. Probieren Sie vier Wochen lang einen KI-gestützten Ablauf aus und vergleichen Sie. Wenn es sich lohnt, folgt die nächste Aufgabe. Wenn nicht, haben Sie wenig investiert und viel gelernt.

Wir begleiten KMU bei diesem Einstieg, von der Auswahl der Aufgaben über die Schulung des Teams bis zur Integration in bestehende Systeme. Begleitete Schulung mit Zertifikat bieten wir unter unserer Marke aineed an.