KI-Werkzeuge sind schnell eingeführt: ein Konto, ein Browserfenster, und schon fasst ein Assistent E-Mails zusammen oder entwirft Offertentexte. Genau darin liegt die Herausforderung. In vielen dieser Texte stecken Personendaten – Namen, Adressen, Gesundheitsangaben, Vertragsdetails. Damit gilt das Datenschutzgesetz, auch wenn die Arbeit nur «kurz ausprobiert» wird.

Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung. Er zeigt, welche Fragen sich in der Praxis bewährt haben, bevor KI im Alltag eingesetzt wird.

Was gilt in der Schweiz?

Seit September 2023 gilt in der Schweiz das revidierte Datenschutzgesetz. Es verlangt unter anderem, dass Personendaten nur für erkennbare Zwecke bearbeitet werden, dass Betroffene informiert werden und dass angemessene Sicherheitsmassnahmen bestehen. Wer einen externen Dienst nutzt, der Daten in Ihrem Auftrag bearbeitet, bleibt für diese Bearbeitung verantwortlich.

Für KI heisst das: Nicht die Technik entscheidet, ob ein Einsatz zulässig ist, sondern was mit den Daten passiert.

Fünf Fragen vor dem ersten Einsatz

1. Welche Daten gehen hinein?

Der wichtigste Schritt ist der einfachste: aufschreiben, welche Daten ein Werkzeug sehen soll. Allgemeine Texte, Produktbeschreibungen oder anonymisierte Beispiele sind unproblematisch. Kundenkorrespondenz, Personaldaten oder Gesundheitsangaben brauchen deutlich mehr Sorgfalt – oder gehören gar nicht in einen externen Dienst.

2. Darf der Anbieter die Daten weiterverwenden?

Viele KI-Dienste unterscheiden zwischen Angeboten für Privatpersonen und für Unternehmen. Entscheidend ist, ob eingegebene Inhalte zum Training weiterverwendet werden dürfen. Für geschäftliche Daten sollte das ausgeschlossen sein. Diese Einstellung ist oft vorhanden, aber nicht immer voreingestellt.

3. Wo werden die Daten bearbeitet?

Werden Daten ins Ausland übermittelt, sieht das Gesetz Regeln dafür vor. Viele Anbieter bieten mittlerweile Bearbeitung in der Schweiz oder in Europa an. Fragen Sie danach und halten Sie die Antwort fest.

4. Gibt es einen Vertrag zur Auftragsbearbeitung?

Wenn ein Dienst Personendaten in Ihrem Auftrag bearbeitet, braucht es eine vertragliche Grundlage. Seriöse Anbieter stellen entsprechende Vereinbarungen bereit. Ohne diese sollte ein Dienst nicht mit Kundendaten arbeiten.

5. Wer prüft die Ergebnisse?

KI kann Fehler machen, die plausibel klingen. Für alles mit Konsequenzen – Offerten, Rechnungen, Auskünfte an Kunden – braucht es eine menschliche Prüfung im Ablauf. Das ist nicht nur eine Frage der Qualität, sondern auch der Verantwortung.

Regeln für das Team

Die beste Einstellung im Werkzeug hilft wenig, wenn im Team niemand weiss, was erlaubt ist. Bewährt hat sich eine kurze, schriftliche Regelung:

  • welche KI-Werkzeuge im Betrieb zugelassen sind,
  • welche Daten nie in ein Werkzeug gehören,
  • wo eine Prüfung durch eine Person Pflicht ist,
  • wen man fragt, wenn man unsicher ist.

Eine solche Regelung passt auf eine Seite und verhindert die häufigsten Fehler. Sie ist auch die Grundlage, um Mitarbeitende sinnvoll zu schulen.

Fazit

Datenschutz ist kein Grund, auf KI zu verzichten. Er ist ein Grund, bewusst anzufangen: mit klaren Anwendungsfällen, den richtigen Einstellungen und Regeln, die das Team kennt. Welche Aufgaben sich für den Einstieg eignen, zeigt der Beitrag KI im KMU: Mit welchen Aufgaben der Einstieg gelingt.

Wie wir KI-Vorhaben mit Standortbestimmung und Pilot angehen, lesen Sie auf der Seite KI-Automatisierung für KMU. Bei rechtlichen Detailfragen empfehlen wir, eine Fachperson für Datenschutz beizuziehen.