Wenn von künstlicher Intelligenz die Rede ist, denken viele an Chatprogramme, in die man Fragen tippt. Für einen kleinen Betrieb liegt der grössere Nutzen oft woanders: dort, wo Kundinnen und Kunden ohnehin schon mit Ihnen in Kontakt kommen. Auf Ihrer Website und in Ihrer Web-App. Hier kann KI wiederkehrende Arbeit übernehmen, ohne dass Ihr Team ein neues Programm lernen muss.
Fünf Aufgaben eignen sich dafür besonders gut.
1. Häufige Fragen beantworten
Viele Anfragen drehen sich um dieselben Themen: Öffnungszeiten, Preise, Ablauf, Einzugsgebiet, was mitzubringen ist. Ein Assistent auf der Website beantwortet solche Fragen auf Basis Ihrer eigenen Inhalte, auch abends und am Wochenende.
Wichtig ist die Grenze: Der Assistent antwortet nur mit dem, was auf Ihrer Website oder in Ihren Unterlagen steht. Weiss er etwas nicht, sagt er das und leitet die Frage an Sie weiter. So entstehen keine erfundenen Zusagen.
Geeignet für Betriebe, die oft dieselben Fragen per Telefon oder E-Mail beantworten.
2. Anfragen vorsortieren
Ein Kontaktformular liefert Text. Was darin steht, muss jemand lesen, einordnen und weiterleiten. KI kann diesen Schritt vorbereiten: Sie erkennt, worum es geht, schlägt eine Dringlichkeit vor und ordnet die Anfrage der richtigen Person oder Abteilung zu.
Die Entscheidung bleibt bei Ihrem Team. Die KI sortiert vor, ein Mensch bestätigt. Das spart vor allem dort Zeit, wo viele Anfragen hereinkommen und schnell klar sein muss, welche zuerst drankommt.
Geeignet für Betriebe mit mehreren Leistungen oder mehreren Ansprechpersonen.
3. Antworten vorbereiten
Auf viele Anfragen folgt eine ähnliche Antwort: eine Bestätigung, eine Rückfrage zu fehlenden Angaben, ein Hinweis zum nächsten Schritt. KI kann einen Entwurf vorbereiten, der die Angaben aus der Anfrage bereits enthält.
Jemand aus Ihrem Team liest den Entwurf, passt ihn bei Bedarf an und schickt ihn ab. Nichts geht automatisch an Kundschaft hinaus. Der Gewinn liegt darin, dass niemand mehr bei null anfängt.
Geeignet für Betriebe, die viele ähnliche Antworten schreiben.
4. Dokumente auslesen
Lieferscheine, Rechnungen, Formulare, Anmeldungen: Oft werden Angaben aus einem Dokument von Hand in ein System übertragen. KI kann diese Angaben auslesen und in die richtigen Felder Ihrer Web-App eintragen. Eine Person prüft das Ergebnis und gibt es frei.
Das lohnt sich vor allem bei Dokumenten, die immer ähnlich aufgebaut sind und regelmässig anfallen. Bei Einzelstücken ist der Aufwand für die Einrichtung meist grösser als der Nutzen.
Geeignet für Betriebe, die regelmässig Belege oder Formulare erfassen.
5. Wissen durchsuchbar machen
In jedem Betrieb steckt Wissen in Unterlagen: Anleitungen, Produktblätter, interne Regeln, frühere Offerten. Wer etwas sucht, fragt meistens die Person, die es weiss. Eine KI-gestützte Suche in Ihrer Web-App findet Antworten in diesen Unterlagen und zeigt an, aus welchem Dokument sie stammen.
So bleibt nachvollziehbar, woher eine Antwort kommt, und Ihr Team kann sie selbst prüfen.
Geeignet für Teams, in denen dieselben internen Fragen immer wieder gestellt werden.
Was Sie vorher klären sollten
KI auf der Website ist kein Selbstläufer. Drei Punkte sollten vor dem Start geklärt sein.
Welche Daten dürfen wohin? Halten Sie fest, welche Inhalte die KI verwenden darf und welche nicht. Kundendaten und Vertrauliches gehören nur in Werkzeuge, bei denen klar ist, wo die Daten verarbeitet werden und ob sie für das Training verwendet werden. Mehr dazu lesen Sie im Beitrag KI und Datenschutz.
Wer prüft die Ergebnisse? KI schlägt vor, sortiert vor und füllt aus. Was an Kundschaft geht oder ins System übernommen wird, sollte eine Person prüfen. Legen Sie fest, wer das ist.
Wie messen Sie den Nutzen? Schätzen Sie vorher, wie viel Zeit eine Aufgabe heute kostet. Nach einigen Wochen sehen Sie, ob sich der Aufwand gelohnt hat.
Klein anfangen
Der beste Einstieg ist eine einzige Aufgabe. Wählen Sie die, die am häufigsten vorkommt und am meisten nervt. Erproben Sie sie mit Ihren eigenen Daten, im Alltag und mit klaren Regeln. Wenn es sich lohnt, folgt die nächste Aufgabe. Wenn nicht, haben Sie wenig investiert und wissen mehr.
Alle fünf Aufgaben setzen eine Website oder Web-App voraus, die sauber aufgebaut ist und Ihre Abläufe kennt. Genau das bauen und betreuen wir. Soll Ihr Team zuerst den sicheren Umgang mit KI lernen, gibt es dafür aineed: ChatGPT-Schulungen für Unternehmen, deren Website wir gebaut haben und betreiben. Wie wir Abläufe als Web-App abbilden, zeigt die Seite Web-Apps.