Für fast jede Aufgabe gibt es heute eine fertige Software: Buchhaltung, Zeiterfassung, Offerten, Terminplanung. Warum sollte ein KMU also Software entwickeln lassen?

Die ehrliche Antwort: In vielen Fällen sollte es das nicht. Eine gute Standardlösung ist erprobt, wird von anderen weiterentwickelt und ist sofort verfügbar. Es gibt aber Situationen, in denen sie mehr kostet, als sie spart. Um diese Situationen geht es hier.

Anzeichen, dass Standardsoftware nicht mehr passt

Sie arbeiten um die Software herum. Informationen werden zuerst in Excel vorbereitet und dann übertragen. Für einen Ablauf, der täglich vorkommt, braucht es drei Programme und einen Zettel.

Dieselben Angaben werden mehrfach erfasst. Die Kundenadresse steht im Offertprogramm, in der Buchhaltung und im E-Mail-Programm, und jede Fassung ist ein bisschen anders.

Niemand hat den Überblick. Die Frage «Wie steht es mit diesem Auftrag?» lässt sich nur beantworten, indem man jemanden fragt, der es im Kopf hat.

Wichtige Funktionen fehlen oder kosten extra. Die Schweizer QR-Rechnung, Mehrwertsteuer mit Rappenrundung oder mehrere Sprachen sind nur mit Zusatzmodulen möglich, die nicht zusammenspielen.

Sie zahlen für vieles, das Sie nicht nutzen. Die Lizenz deckt fünfzig Funktionen ab, Ihr Team braucht acht, und gerade die neunte fehlt.

Treffen zwei oder drei dieser Punkte zu, lohnt es sich, genauer hinzuschauen.

Drei Wege, nicht zwei

Die Frage lautet selten «alles selbst bauen oder alles kaufen». Dazwischen gibt es einen dritten Weg, der oft der beste ist.

  1. Standardsoftware behalten und verbinden. Eine Schnittstelle überträgt Daten zwischen zwei Programmen, die Sie bereits nutzen. Das ist schnell umgesetzt und beseitigt Doppelerfassung.
  2. Standardsoftware ergänzen. Ein kleines, eigenes Werkzeug deckt genau den Ablauf ab, der fehlt, etwa ein Kundenportal oder eine Einsatzplanung, und greift auf die bestehenden Daten zu.
  3. Eigene Anwendung. Wenn der Kern Ihres Betriebs von keiner Standardlösung gut abgebildet wird, lohnt sich eine Anwendung, die genau diesen Kern trägt.

Wie Sie das Risiko klein halten

Eigenentwicklungen haben einen Ruf: zu teuer, zu spät, am Ende nicht das, was man wollte. Das passiert, wenn zu viel auf einmal geplant wird. Drei Regeln helfen dagegen.

Klein anfangen. Definieren Sie einen ersten nutzbaren Stand, der einen einzigen Ablauf vollständig abdeckt. Nicht zehn halbe Funktionen, sondern eine ganze.

Im Alltag testen. Der erste Stand wird von den Leuten benutzt, die später damit arbeiten. Was sie sagen, bestimmt die nächste Etappe.

Unabhängig bleiben. Halten Sie im Vertrag fest, wem der Quellcode gehört, wo die Daten liegen und wie ein Wechsel des Anbieters funktioniert.

Ein Beispiel aus unserer Arbeit

Die SFC Gastro AG in Pratteln arbeitete mit einem älteren System für Offerten, Aufträge und Rechnungen, das mit den Abläufen des Betriebs nicht mehr mitkam. Statt einer weiteren Standardlösung haben wir gemeinsam ERPX entwickelt: Kunde, Projekt, Offerte, Auftrag, Rechnung und Zahlung in einem System, mit Swiss QR-Rechnung und eigener Instanz.

Entwickelt wurde in Phasen, jede davon im Betrieb getestet. Heute steht ERPX auch anderen KMU offen. Das zeigt den Vorteil einer guten Eigenentwicklung: Was für einen Betrieb sauber gebaut ist, passt oft auch für andere mit ähnlichen Abläufen.

Die richtige erste Frage

Fragen Sie nicht zuerst, welche Software Sie brauchen. Fragen Sie, welcher Ablauf in Ihrem Betrieb heute am meisten Zeit kostet. Die Antwort zeigt, ob eine Schnittstelle genügt, eine Ergänzung sinnvoll ist oder eine eigene Anwendung.

Wenn Sie diese Frage mit uns besprechen möchten, nehmen wir uns gern Zeit dafür.